De perfecte doelpersoon voor GTD

Hij is er wel de perfecte doelpersoon ervoor: iemand die het druk heeft, weet dat hij efficiënter zou kunnen werken, de meerwaarde van een systematische aanpak ziet, en bereid is om het echt te implementeren. Wat het hem opgeleverd heeft is heel herkenbaar voor iemand die GTD goed implementeert:

• meer tijd
• minder stress
• de verbaasde blik van zijn vrouw dat hij na jaren van alles kwijtmaken opeens wel dingen terug kan vinden (voor mij persoonlijk heel herkenbaar)
• zo enthousiast dat je de hele wereld erover wilt vertellen  – getuige zijn artikelen

Een beetje implementeren of “all the way”?

Er is ook een groot verschil tussen enkele tips eruit pikken, of het helemaal ‘all the way’ implementeren. Je kan bijvoorbeeld de je lijsten gaan inrichten volgens GTD. Daarbij word je geholpen door allerlei softwareprogramma’s. Maar als je het basisproces (verzamelen, vewerken, organiseren, onderhoud en doen) niet goed in de vingers hebt, dan helpt die software je helemaal niet. Sterker nog, het zal je alleen maar veel tijd kosten en je zal sneller afhaken.

Als je een culinaire interesse hebt, zou de volgende vergelijking je kunnen aanspreken. Een beetje GTD implementeren is als in een restaurant eten waar eten goed is, maar de bediening en de ambiance tekort schieten. GTD volledig implementeren is als eten in een top 3-sterrenrestaurant, waar het eten, de ambiance en de bediening helemaal perfect zijn en op elkaar afgestemd. Het is een volledig andere ervaring waarvoor mensen bereid zijn honderden euro’s meer te betalen. Hoewel het allemaal op zo’n moment perfect lijkt, is dat namelijk geen toeval. Daar zit een systematische manier van werken achter.

Zonde!

Uitstellen. Ik ben nog nooit iemand tegengekomen die niet dingen uitstelt. Maar toch vinden we het met z’n allen slecht. Sommigen gaan zover (Edwin Bliss, The ABC of Time Management) dat ze het een zonde noemen. Gij zult niet uitstellen. Het krijgt zo bijna iets bijbels. En dat is nou precies de verkeerde manier om er tegenaan te kijken.

Uitstellen zonder je er schuldig over te voelen

Het probleem is niet dat we uitstellen, het probleem is dat we ons er schuldig over voelen. En een gevoel van schuld leidt tot gedachten, piekeren, besluiteloosheid, en zeker niet tot flow. Als je echter even nadenkt over wat je uitstelt voordat je iets uitstelt, hoef je je er niet schuldig over te voelen.

Hoe het komt dat we ons schuldig voelen over uitstellen?

We hebben namelijk het idee dat we alles direct zouden moeten afhandelen. De realiteit is echter dat je nooit alles af kan krijgen. Dat heeft onder andere te maken met de informatie explosie van de laatste jaren en dat we bijna allemaal kenniswerkers zijn geworden. We kunnen niet alles doen wat we zouden willen doen. Maar je blijft wel met dat gevoel zitten dat je eigenlijk meer zou moeten doen dan wat je kan doen.

Maar alles direct afhandelen is toch productief?

Alleen als je het heel snel kan doen, binnen 2 minuten. Anders is het gewoon een manier datgene te volgen dat het laatst en het hardst tegen je aanroept. En dat is dan waarschijnlijk niet het gene wat jouw prioriteit is.

Direct afhandelen lijkt op daadkrachtigheid, maar het is vermomde angst. Angst dat je iets vergeet als je het niet direct doet. Of angst dat iemand je niet meer aardig vindt als je niet direct iets voor hem doet.

Hoe stel je dan bewust uit?

Volg simpelweg deze 5 stappen:

1. Accepteer dat je niet alles direct hoeft af te handelen. Als je dit eenmaal beseft, is het een grote opluchting. Ik voelde het ooit als een last die van mijn schouder afviel.
2. Als er een email of een verzoek binnenkomt, vraag je dan af: wat is voor mij de gewenste uitkomst, en wat moet ik doen om dit te bereiken (fysieke actie)
3. Als je het binnen 2 minuten kan afhandelen, doe het dan direct.
4. Als het langer dan 2 minuten duurt, stel het dan uit door de actie op een lijst te schrijven.
5. Kijk regelmatig op je lijst.

Waarom op deze manier uitstellen werkt?

1. Doordat je dingen opschrijft wordt je gedwongen er bewust een beslissing over te nemen. Meestal doe je dat niet, en schiet je direct in de actie.
2. Bijna niets is echt urgent. Dingen worden urgent gemaakt.
3. Dit proces fungeert als een mentaal filter. Je haalt alles door het filter, en je zal zien dat er een heleboel uitvalt.
4. Als je op een lijst kijkt, en je al je taken tegen elkaar ziet, kan je veel beter beoordelen wat op dat moment je prioriteit is. We zijn als mensen er gewoon niet op toegerust om dat beoordelingsproces in ons hoofd te doen (ga maar na, je denkt altijd meer aan te kunnen dan je in werkelijkheid aan kunt)
5. Het is beter de meeste dingen even te laten rusten. Bijvoorbeeld snel en emotioneel reageren op e-mails is erg ineffectief.
6. Doordat je volgens een proces werkt reageer je minder heftig op inkomende inputs, omdat je emoties gedempt worden.

Wordt het nu gedaan?

Alleen iets in je agenda zetten is niet genoeg

Alleen bepalen wanneer je iets gaat doen is niet genoeg (vb: Werken aan project X van 9 tot 10). Het gaat erom dat je van tevoren nadenkt over wat je gaat doen. Als je de taak heel concreet maakt, dan is de kans dat het gedaan krijgt veel groter.

Een abstract iets als ‘tijd’ kan je niet managen

Hoe komt toch dat we denken dat als we iets in onze agenda zetten het dan gedaan zou worden?

Het is een aanpak die gebaseerd is op het idee dat je tijd te managen zou zijn. En dat is een illusie. Tijd is een gegeven, het is niet te managen. Generaties zijn inmiddels gefrustreerd door deze oude stijl time management. Deze schrijft voor dat als je je maar houdt aan een strak geplande agenda, je alles afkrijgt. Dat is niet realistisch, want het leven bestaat nu eenmaal uit willekeurige inputs die op onverwachte momenten op je af komen.

Voorraad

Concrete zaken kan je wel managen

Een beter idee is om te kijken wat je wel kan managen. Zo kan je bijvoorbeeld een voorraad managen. Voorwaarde is wel dat je een lijst hebt van wat er op voorraad is, waarop de artikelen precies omschreven zijn.

Hoe je een abstracte taak concreet maakt

De kunst is dan om je taken zo concreet mogelijk te maken De formule daarvoor is even simpel als diepgaand:

1. Eerst bepaal je wat je wil bereiken, en je probeert je dat zo concreet en levendig mogelijk voor te stellen. Zeg je taak is: een etentje organiseren. Je stelt je voor hoe iedereen het geweldig naar zijn zin gehad heeft, hoe je na afloop complimenten krijgt voor de organisatie en de keuze voor het restaurant.

2. Vervolgens bedenk je wat de volgende fysieke actie is die je moet ondernemen. In ons voorbeeld zou dat kunnen zijn: je belt een vriend die laatst heel erg enthousiast was over een Italiaans restaurant, en vraagt hem de naam en het telefoon nummer. De taak is dan: Bel Jan, en vraag hem de naam en het telefoonnummer van het Italiaanse restaurant.

Als je steeds deze 2 stappen neemt als je een taak definieert, dan leg je een concrete voorraadlijst aan. Deze manier van taken concretiseren werkt altijd en voor alle soorten taken, met name ingewikkelde.Als je dan tijd in je agenda reserveert om iets doen, zal je veel sneller in de flow komen van die activiteit.

Altijd overzicht houden
Je bent niet de enige. Bij de meeste mensen zitten hun inboxen overvol en hebben ze moeite om alles bij te houden. Toch hoeft dat niet zo te zijn. Het is mogelijk door een aantal simpele maatregelen meer overzicht te krijgen.

De hoeveelheid informatie is geëxplodeerd
Het aantal aan mailtjes, telefoontjes, sms’jes dat we te verstouwen krijgen is geëxplodeerd en neemt nog steeds toe. We hebben nooit op school geleerd met dat soort hoeveelheden informatie efficiënt om te gaan. De truc is om razendsnel een beslissing te nemen over alles zodra het binnenkomt.

Tips om je inboxen te laten doorstromen

1. Alle email op één account binnen laten komen. Veel mensen hebben verschillende email accounts. In een emailprogramma als Outlook kan je vrij gemakkelijk extra accounts aanmaken. Je hebt dan de pop3 informatie nodig van je emailprovider. Die staat meestal op de website van die provider. Maar ook als je bijvoorbeeld een webmail service als Gmail gebruikt kan je verschillende accounts in één inbox binnen laten komen.

2. Overal waar je werkt een inbakje hebben staan. Dat zal meestal op je bureau zijn. Dingen verzamelen in een inbakje maakt dat je meer overzicht krijgt, dan wanneer het overal op je bureau ligt, of – nog erger – overal in huis.

3. Maak je inbakjes regelmatig leeg. Ideaal is één keer per dag. Het geeft een opgeruimd gevoel om alles weggewerkt te hebben. Vergelijk het met koken. Kook je graag op een aanrecht dat vol staat met vieze afwas, of aan een leeg, schoon aanrecht? En wat doe je dan met wat er overblijft uit je inbakjes?

4. Je zet alles direct op je takenlijsten. Dat kan op papier, of digitaal. Papier heeft als voordeel dat je het lekker door kan strepen als het gedaan hebt. Schrijven op papier is als gevoel nog steeds moeilijk te vervangen door intypen. Maar ook als je digitaal wilt gaan, is er veel keuze. Takenlijsten zijn vaak onderdeel van een agendaprogramma, zoals Outlook of ICal. Je kan ook op het internet vele programma’s vinden. Een hele handige is “Remember the Milk” (vergeet de melk niet), en deze is bovendien gratis.

5. Kijk regelmatig naar je lijsten. Vergeet dan vervolgens niet om regelmatig op je takenlijsten te kijken. Hoe vaak moet je kijken? Zo vaak als het nodig is voor jou om overzicht te houden, en je hoofd helder.

6. Werk je taken weg waar en wanneer je kan. Omdat je weet wat je moet doen – je kijkt immers vaak naar je takenlijsten – kan je snel een taak wegwerken zodra je de gelegenheid hebt. Het voordeel is: je hoeft niet meer na te denken. Je pakt gewoon je lijst erbij en begint.

We werken meer dan we denken
Ik zie werk als alles wat je doet om een afspraak met mezelf of anderen na te komen. Als ik mezelf voorgenomen heb om de kelder uit te ruimen, dan is dat werk. En als ik mijn vrouw beloofd heb om boodschappen te doen is dat ook werk.

Het doel van vakantie met betrekking tot werk?
Los komen van de dagelijkse details van je werk waardoor je dingen vanuit een hoger, meer lange termijn perspectief kan zien. Vaak zie je dat mensen juist tijdens vakantie ineens inzichten krijgen, zoals een andere baan zoeken, echt te starten met dat nieuwe bedrijf, of een ander huis gaan zoeken.

Hoe creatieve ideeën te oogsten tijdens je vakantie?
1.    Heb altijd iets bij je om aantekeningen te maken en ideeën te noteren. Een simpel notitieboekje met pen volstaat. Ik gebruik zelf een iPhone omdat ik die altijd bij me heb. Het klinkt misschien als een tegenstrijdig advies, want het doel van vakantie was toch om los te komen van dagelijks werk? De kans is groot dat je tijdens vakantie een geweldig idee hebt. Ga maar na: Je bent waarschijnlijk creatiever als je voor de open haard aan de glühwein zit dan wanneer je achter je bureau zit.

2.    De ideeën ook daadwerkelijk opschrijven. Dat is lastiger dan het lijkt. Vaak denk je dat een gedachte niet uniek is, en dat hij nog wel een keer terugkomt. Maar dat is niet altijd het geval, en je hebt spijt dat je hem niet de eerste keer dat je hem had opgeschreven hebt.

3.    Als je terugkomt van vakantie, er iets mee doen. Volgens de Getting Things Done methode is dat eenvoudig. Je verwerkt het in je systeem en het worden acties of projecten waar je op het juiste moment mee aan de slag gaat.

Prettig Uiteinde!
Marco Bogers

Gedachten kun je organiseren

Als je het echter door een GTD bril bekijkt, is het allemaal stuff, net als je email, ongelezen tijdschriften, of post. Je hoofd is een prima plaats om gedachten te produceren, maar niet om ze op te slaan, of te managen. Je kan zelfs stellen dat zolang de gedachte in je hoofd blijft, er niets mee gedaan wordt. Je energie gaat dan op aan het eraan denken. Jammer, want met dezelfde energie zou iets met die gedachte kunnen gaan doen. Gedachten horen dus niet thuis in je hoofd, maar horen thuis op een plaats waar je er iets mee kunt doen. Dat is een systeem met reminders dat je regelmatig bekijkt.

Hoe je het daarboven schoon houdt

Net als je huis, is het prettig om je hoofd schoon te houden, dat er zich niet te veel rommel opstapelt. En daar heb je, net als bij de echte schoonmaak, gereedschap en een aanpak voor nodig.

1. Heb altijd een verzamel tool bij je. Dat kan een simpel notitieboekje zijn, of een PDA, of IPhone. In ieder geval iets wat klein genoeg is om altijd bij je te dragen, en je snel voor de dag kunt trekken. Ik gebruik zelf daarvoor mijn Iphone. Maar heb ook vaak een notitieboekje bij me. Het is handig als je de blaadjes eruit kan scheuren.

2. Gooi zodra je kan de blaadjes in je inbox. Je hoeft er niet direct iets mee te doen. Het verwerken komt later.

3. Verwerk de blaadjes met gedachten net als je al je andere inkomende ‘stuff’ verwerkt. Als het niet binnen 2 minuten gedaan kan worden, zal het een plaats vinden binnen je systeem.

3. Zorg dat je de gewoonte aanleert om gedachten te herkennen als gedachten. Vaak gaan we zo diep in een gedachte, dat we er niet meer uitkomen. Dat is niet productief, want met alleen denken verander je niets. Het moet wel op de een of andere manier uit je hoofd komen.

Wat je vooral moet doen

Zo snel mogelijk de gedachte opschrijven en dan gewoon weer verder gaan met waarmee je bezig was, en weer in je flow komen. Later kan je beoordelen of de gedachte echt waardevol is en of je er iets mee wil doen.

Wat je niet moet doen

Er obsessief in worden en bang zijn dat je een gedachte mist. Je merkt dat als je deze gewoonte beheerst, je het vertrouwen krijgt dat je de gedachte de tweede of de derde keer wel kan vangen. En als de gedachte niet terug komt, is hij waarschijnlijk niet zo belangrijk geweest.

Om over na te denken

Je helpt mensen niet door gedachten te hebben, maar door dingen te doen.

Wat je moet doen om uit flow te raken

1. Check iedere binnenkomende mail. Je bent dan gegarandeerd iedere keer uit je werkflow. Het kost gemiddeld 1,5 minuut om weer aan het werk te gaan na een taakonderbreking.

2. Probeer alles in je hoofd te houden, en schrijf niets op. Ook een hele goede. Je wordt op een gegeven moment gek van alle boodschappenlijstjes in je hoofd, en je vergeet dingen. Dat maakt weer dat je geïrriteerd raakt, en uit je flow

3. Ga pas op het allerlaatste moment, als het niet anders meer kan, werken aan een project met een deadline. Door de stress die dit oplevert zal je  overzicht verliezen, en dingen over het hoofd zien. Dit zorgt dat je nog gestresster wordt, omdat je dat dan weer moet herstellen.

4. Zeg iedereen van alles toe, zonder bij te houden wat. Als je iemand ontmoet, schiet het dan pas door je hoofd dat je die persoon nog een antwoord op zijn mail schuldig bent. Je verontschuldigt je, en voelt je knullig. Door die barrière stuntel je in het gesprek, en ben je uit de flow.

5. Gebruik je agenda om van alles en nog wat in te zetten. Je agenda is dan helemaal vol met allerlei afspraken of herinneringen en je hebt  geen overzicht. Steeds ben je afspraken aan het verschuiven. Je raakt gefrustreerd en je vertrouwt je eigen agenda niet meer, en probeert het weer in je hoofd te houden, wat dan weer stress oplevert.

6. Doe alles direct, stel niets uit, (en reageer op alle inkomende verzoeken.) Dit is een hele goede om uit flow te raken. Zodra iemand je iets vraagt, of er een verzoek per email binnen komt, put je jezelf uit om het direct af te maken. Maar sommige dingen blijken dan best veel tijd te kosten. Je duikt er helemaal in, en voordat je het weet ben je een half uur met een email bezig, en je komt erachter dat het effectiever was geweest om die persoon later op de dag gewoon even te bellen. Frustratie.

7. Maak geen notitie van wat anderen aan jou beloofd hebben. En wordt verrast door niet nagekomen beloftes, op het moment dat het je slecht uitkomt. Boosheid, frustratie.

8. Laat de hele dag allerlei luchtballonnen op voor jezelf en anderen, maar doe er vervolgens niets mee. Je stopt je hoofd vol met allerlei gedachten en mogelijkheden, en je komt niet niet aan je eigenlijke werk toe. Je blijft met het gevoel zitten veel te moeten doen, maar er komt niets uit je handen.

9. Verlies jezelf helemaal in details, totdat je niet meer waarom je ook al weer met iets begonnen was. De computer is hierin een gevaarlijke omgeving. Je gaat surfen naar iets, en voor je het weet ben je een half uur verder en weet je niet meer waarom je ook al weer het internet op ging.

10. Ga voortdurend je lijsten zitten aanpassen naar prioriteit. Ga vooral werken met A, B, C, prioriteiten. Dingen veranderen zo snel dat je de prioriteiten aan moet passen. Je probeert toch je ‘systeem’ nog intact te houden door van A een B prioriteit te maken, etc. Je bent aan het boekhouden en niet aan het werk. Uiteindelijk krijg je minder gedaan.

De 5 stappen

1. Bedenk bij alles wat je op je actielijst zet, eerst wat er je ermee wilt bereiken, en formuleer dat zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld het ‘nieuw huis ingericht.’ Dit is een uitkomst, geen actie. De uitkomst of doel kan je ook als een actieve ervaring omschrijven door er een werkwoord voor te zetten: ‘Inrichten nieuw huis’. Vaak zijn het de grotere uitkomsten, zoals projecten waar we het meest over uitstellen.

2. Definieer dan een zo specifiek mogelijke eerstvolgende actie. Een actie is fysiek, iets wat je moet kunnen doen. Bijvoorbeeld: opzoeken tel nr interieurarchitect. Hier kan je het best met een werkwoord beginnen.

3. Als je het binnen 2 minuten kan doen, dan doe je het direct. Dit is een belangrijke regel. Het kan je een heleboel energie opleveren direct binnen 2 minuten iets te doen. Je krijgt een gevoel van grip op de zaak, ook al is het een klein iets als het opzoeken van een telefoon nummer of het terugsturen van een korte email. En definieer daarna weer een volgende actie.

4. Denk in kleine, doenbare stappen. Om een project af te maken, zijn vaak een aantal stappen nodig. Het is belangrijk steeds de volgende stap te blijven nemen, en je hierop te focussen. Je kan, als je ergens aan begint niet overzien hoeveel stappen het zal vergen, en dat hoeft ook niet.

5. Als je het na de vorige 4 stappen nog steeds niet gedaan hebt, ga dan weer terug naar stap 1, en vraag jezelf af of je het wel echt wilt doen. Misschien was het je toch niet helder wat je ermee wilde bereiken. Als je die helderheid wel hebt, dan ga je weer verder naar stap 2. En als je helemaal niet kunt bedenken waarom je iets moet doen, waarom zou je het dan doen?

Wat je vooral moet doen

Blijf in beweging. Als je een paar stappen gezet hebt, blijf dan verder gaan. Al doe je elke week maar een volgende actie, dan zal je zien dat je toch vooruitgang boekt.

Wat je niet moet doen

Je zorgen gaan maken over wat je allemaal nog moet doen. Dat heeft weer te maken met die levendige fantasie.

Om over na te denken

Het kost net zoveel energie om je zorgen te maken dan dat het kost om aan de gang te gaan. Welke van die twee denk je dat het leukst is om te doen?

Naar mijn idee heeft het te maken hoe je je werk ziet. Je kan ook op een andere manier naar werken kijken, als een spel. Sinds ik zelf het concept van werken als ‘spel’ ontdekt heb, werk ik met veel meer plezier en krijg ik veel meer gedaan. Wat zijn de voordelen, en hoe pas je dat toe op je workflow?

Wat de voordelen zijn van het kijken naar je werk als een spel

1. Je neemt je werk minder serieus. Als je speelt neem je de dingen niet zo zwaar op. Je kan de dingen meer met humor zien. Dat is waarom mensen het leuk vinden spelletjes te spelen.

2. Het stimuleert om meer uit jezelf te halen. Je gaat verder dan je normaal zou doen want je gaat op in het spel, en je wilt winnen

3. Je gaat gemakkelijker met hindernissen om. Als je speelt zijn hindernissen juist ‘fun’. Ze maken deel uit van het spel.

4. Je raakt gemakkelijker in een Flow. Al spelende ga je snel helemaal op in de activiteit.

De 2 principes van een spel

Alles spel is gebaseerd op een paar principes. Je kan het vergelijken met tennis.

1. Weet precies wat je wilt bereiken, je wil namelijk winnen. Als je tennist dan doe je dat om te winnen. Natuurlijk,  je doet het ook voor je plezier, maar de aard van het spel is dat je kunt winnen. Anders zou je gewoon een balletje over kunnen gaan slaan. Dat is dan geen spel, maar een oefening.

2. Weet precies waar je staat, wat je score is. De score bijhouden is onderdeel van het spel. Iedere speler is zich voortdurend bewust van de stand.

Het verschil met tennis is echter dat je dit niet met anderen speelt: je speelt het met jezelf.

Hoe kan je dit toepassen op je eigen workflow?

Mail verwerken:

Principe 1, wat je wilt bereiken: Je wilt je mailbox enkele keren per dag leeg zien. Of, als het je meer motiveert zou je kunnen zeggen dat je de dag af wil sluiten met een lege mailbox.

Principe 2, weten waar je staat: Als je je mailprogramma opent, of je ziet alleen al het aantal mails aangegeven staan, dan weet je precies waar je bent. En als je een leeg scherm voor je ziet, heb je gewonnen.

Beslissen en organiseren:

Principe 1, wat je wilt bereiken: Je wilt binnen 2 minuten over elk item in je inbox een beslissing genomen hebben, of het afgehandeld hebben.

Principe 2, weten waar je staat: Als je met een timer werkt, dan weet je precies of het lukt binnen 2 minuten. Als het je lukt, heb je gewonnen!

Doen:

Principe 1: Wat je wilt bereiken: de taak binnen de voorgenomen tijd af hebben, of in ieder geval er een slinger aan gegeven hebben.

Principe 2: Weten waar je staat: Als je een timer gebruikt, weet je of het je binnen de voorgenomen tijd lukt. Als dat het geval is, heb je gewonnen.

Waar het eigenlijk op neer komt is dat je altijd kunt winnen in het innerlijk spel.

Alles waar je jezelf een doel voor stelt, kan een spel worden. Als je veel kleine doelen stelt, heb je veel overwinningen. De mind maakt geen verschil tussen een kleine overwinning of een grote overwinning. Het voelt hetzelfde. Dus waarom zou je jezelf dit onthouden?